Il fut un temps où les bureaux se mettaient dans une légère frénésie en entendant la tonalité d’un fax : cela signifiait qu’il y avait quelque chose d’urgent et d’important. Mais les temps ont changé, et avec eux la manière dont nous envoyons et recevons des fax.
Bien que la télécopie soit toujours aussi fiable et sécurisée, l’avènement d’Internet a modifié le fonctionnement du processus. Aujourd’hui, vous pouvez envoyer un fax sur Internet sans compter sur ces lourdes machines d’une époque révolue attachées aux lignes téléphoniques.
Dans cet article, nous allons discuter et découvrir :
- Comment obtenir des numéros de fax Google
- Comment faxer depuis Gmail
- Comment télécopier à partir de Google Docs et Sheets
- Comment faxer via d’autres fournisseurs de services de messagerie (Outlook, Yahoo, etc.)
Comment obtenir des numéros de fax Google
L’utilisation d’un service en ligne est désormais le moyen le plus populaire d’envoyer des fax. Pour ce faire, cependant, vous avez besoin d’un numéro de fax en ligne. Cela peut être lié à votre compte Google, vous permettant ainsi d’envoyer des fax dans Gmail, Docs, Drive et Sheets, et de recevoir des fax directement dans votre boîte de réception.
Les numéros de fax Google ne sont pas réellement générés par Google, mais vous sont attribués par des services de fax en ligne tels que CocoFax. Tous les fax envoyés à votre numéro sont livrés aux serveurs du fournisseur, puis convertis en PDF et envoyés dans votre boîte de réception.
Vous devrez vous inscrire auprès d’un fournisseur de services tiers pour obtenir un numéro de fax Google. Ce fournisseur de services s’assurera que toutes les données transitant par ses serveurs sont cryptées et sécurisées.
Comment envoyer un fax dans Gmail
L’envoi de fax par e-mail est aussi simple que l’envoi d’un e-mail, mais avec quelques étapes supplémentaires simples. En utilisant CocoFax comme exemple, pour envoyer un fax depuis Gmail, il vous suffit de :
- Ouvrez votre compte Gmail
- Cliquez sur Composer
- Entrez une ligne d’objet et une copie du corps de l’e-mail
- Joignez le document à faxer depuis votre lecteur local ou Google Drive
- Entrez dans le champ « À » le numéro de fax du destinataire, exprimé sous la forme code pays+numéro de fax+@cocofax.net, par exemple 77123456@cocofax.net
- Appuyez sur Envoyer
Si vous n’avez qu’occasionnellement besoin de faxer des documents depuis Gmail, vous pouvez profiter de l’essai gratuit de 30 jours proposé par les services de fax en ligne tels que CocoFax pour envoyer des fax gratuits.
Si vous souhaitez recevoir des fax via Gmail, il vous suffit de transmettre votre numéro de fax en ligne à l’expéditeur. Vous recevrez le fax sous la forme d’un fichier PDF, qui pourra ensuite être facilement visualisé sur n’importe quel ordinateur.
Comment envoyer une télécopie dans Google Docs et Sheets
Beaucoup d’entre nous stockent nos documents importants dans le cloud, ce qui nous protège du souci de perte de données. Si vous utilisez Google Drive pour stocker des documents Google Docs et Sheets, il est possible de les envoyer sous forme de fax directement dans Drive.
- Ouvrez Google Drive dans votre navigateur
- Cliquez sur l’onglet « Add On » dans la barre latérale droite
- Sélectionnez le module complémentaire de votre fournisseur de services de fax et installez-le
- Après l’installation, vous serez invité à autoriser le lien entre le fax et vos comptes Google
- Sélectionnez et ouvrez le document/la feuille que vous souhaitez envoyer par fax
- Sélectionnez le module complémentaire de télécopie dans la barre latérale
- Remplissez les champs requis et appuyez sur Envoyer
- Une fois les données transmises, le prestataire de services enverra un e-mail de confirmation dans votre boîte de réception
Faxer depuis Google Drive est plus que pratique. Il vous permet également de partager les fax entrants avec d’autres comptes Google, et c’est moins cher que les méthodes de fax traditionnelles. De plus, vous pouvez stocker en toute sécurité des sauvegardes de fax dans le cloud.
Envoi de fax via Outlook, Yahoo et d’autres fournisseurs de services de messagerie
Il est possible d’envoyer des fax via des clients de messagerie autres que Gmail. Le processus est le même, sauf pour la toute première partie.
- Choisissez un fournisseur de services de fax, tel que CocoFax
- Enregistrez un compte pour recevoir votre numéro de fax en ligne
- Pendant le processus d’inscription, fournissez votre identifiant de messagerie Outlook ou Yahoo
- Ouvrez votre e-mail et composez un e-mail avec le document que vous souhaitez faxer en pièce jointe
- Remplissez le champ ‘À’ comme avant
- Appuyez sur Envoyer
- Vous recevrez une notification pour confirmer la livraison du fax
FAQ
La télécopie peut-elle être envoyée directement dans Google Drive ?
Oui, avec l’aide d’un fournisseur de services de fax en ligne fiable.
Quels formats de fichiers peuvent être envoyés par fax en ligne ?
Selon votre fournisseur de services, vous pouvez généralement envoyer des fichiers .docx, .pdf, .xls, .xlsx, .png et .jpg.
Où vais-je recevoir mes fax ?
Vous recevrez des fax dans votre boîte de réception du compte de messagerie enregistré. Par exemple, Gmail, Outlook ou Yahoo.
L’envoi de fax en ligne est un moyen simple et sécurisé de partager des documents commerciaux importants et urgents. C’est facile, rapide et sans tracas. Tout ce que vous avez à faire est de vous inscrire auprès d’un fournisseur de services fiable et vous êtes prêt à partir.
